Skapa en delad katalog med externa kontakter i zoom

Det finns en delad katalog tillgänglig för kontoägare och administratörer där externa kontakter kan lagras. En delad katalog kan nås av Zoom-skrivbordsklienter och mobilappar, så att telefonanvändare kan komma åt katalogen från sina telefoner. På fliken Kontakter, under avsnittet Alla kontakter, hittar du gruppen Importerade kontakter som består av externa kontakter.

Du har möjlighet att ange en tredje parts PBX-leverantör när du skapar en katalog för att tillåta Zoom Phone-användare att kommunicera med det yttre kontakter med hjälp av tredje parts PBX-leverantör.

Det är möjligt att använda den här funktionen i följande scenarier:

• Det finns ett alternativ att migrera en del av dina användare till Zoom Telefon alltså importera de kontakter som väntar på migrering när du har ett stort antal användare att migrera till Zoom Phone.

• Du måste kunna kontakta personer som använder tredje parts telefontjänster i din organisation. Du kan importera kontakter på ett sådant sätt att dina anställda kan nå ut till en tredje part callcenter om du har ett tredjeparts callcenter i din organisation.

Den här artikeln omfattar:

• Begränsningar

• Creating SIP-grupper (valfritt)

• Adding en kontakt

• Adding kontakter med en CSV-fil

  • Skapa en CSV-fil

  • Importera en CSV-fil

• Kontaktfält

• Använder den delade katalogen

Förutsättningar för att skapa en delad katalog med externa kontakter

• Pro-, Business- eller Education-konto

• Kontoägare eller administratörsbehörighet

• Zoom telefon licens

Begränsningsfeller skapa en delad katalog med externa kontakter

För att skapa en delad katalog bör du tänka på följande begränsningar:

• Om du inte använder BYOP kommer inte namnen på dina kontakter (enligt CSV-filen) att visas i din samtalshistorik eller röstbrevlåda om du inte har ett BYOP-konto. Om ditt konto är inställt för att använda BYOP, kommer namnen på dina kontakter att visas.

• Det är möjligt för användare med en telefon att ringa kontakter på fliken Telefon (skrivbordsklient eller mobilapp) genom att använda sökfältet ovanför knappsatsen.

• Alla användare av telefonkontot kommer att ha tillgång till kontakterna på deras konto. En delad katalog kan inte skapas på webbplatsen nivå, det kan bara skapas på platsnivå.

Hur man skapar SIP-grupper (valfritt)

Att skapa SIP-grupper är ett utmärkt sätt att konfigurera en tredjepartsleverantör. Användare av Zoom Phone kan nu använda tredjepartsleverantören för att ringa till importerade kontakter med hjälp av Zoom Phone-appen.

1. Zooms webbportal kan nås genom att logga in.

2. Du kan komma åt företaget Information genom att klicka på länken Telefonsystemhantering i navigeringsmenyn.

3. I det övre högra hörnet av skärmen, klicka på Konto Inställningar.

4. De Routing avsnitt kan hittas genom att scrolla ner på sidan.

5. Du kan hantera dina SIP-grupper genom att klicka på knappen Hantera under SIP-grupper.

6. Ange följande information i fältet Lägg till:

   • namn: För att visa SIP-gruppens namn måste du ange ett visningsnamn.

   • SIP Trunk: För att kunna ringa från din SIP-trunk måste du välja ett.

   • Beskrivning (valfritt): Beskriv gruppen i några meningar för att göra det lätt för dig att identifiera den.

7. Spara filen genom att klicka på Spara-knappen.

Hur man lägger till en kontakt

Stegen nedan guidar dig genom processen att lägga till kontakter en efter en.

1. Zooms webbportal kan nås genom att logga in.

2. Du kan komma åt företaget Information genom att klicka på länken Telefonsystemhantering i navigeringsmenyn.

3. I det övre högra hörnet av skärmen, klicka på Konto Inställningar.

4. På fliken Externa kontakter klickar du på knappen Externa kontakter.

5. Snälla du Klicka på Lägg till-knapp.

6. Du måste ange fälten i kontaktformuläret.

Hur man lägger till kontakter med en CSV-fil

Genom att importera en CSV-fil kan du skapa flera kontakter samtidigt.

Hur man skapar en CSV-fil

1. Zooms webbportal kan nås genom att logga in.

2. Klicka på Telefonsystemhantering och klicka sedan på Företagsinformation från menyn till vänster på skärmen.

3. Knappen Kontoinställningar finns längst upp på sidan.

4. På fliken Externa kontakter klickar du på knappen Externa kontakter.

5. Klicka sedan på knappen Importera.

6. Klicka här för att se fälten i CSV-exemplet.

7. Snälla du Klicka på Ladda ner-knappen.

8. Använd ett kalkylarksprogram som Microsoft Excel för att öppna CSV-exemplet.

9. CSV-provet kan fyllas i med hjälp av kontaktfälten i provet.

Hur man importerar en CSV-fil

1. Zooms webbportal kan nås genom att logga in.

2. Du kan komma åt företaget Information genom att klicka på länken Telefonsystemhantering i navigeringsmenyn.

3. I det övre högra hörnet av skärmen, klicka på Konto Inställningar.

4. På fliken Externa kontakter klickar du på knappen Externa kontakter.

5. Klicka sedan på knappen Importera.

6. Välj den färdiga CSV-filen från rullgardinsmenyn och klicka på Ladda upp CSV.

Definition av kontaktfält

För att skapa kontakter för den delade katalogen kan du ange följande information:

• ID: En identifierare som unikt identifierar kontakten i databasen.

  • Du behöver inte fylla i detta fält om du inte har SIP-grupper. Ett sekventiellt nummer kommer att tilldelas som ett ID automatiskt av Zoom.

  • Att använda primärnyckeln från det ursprungliga telefonsystemet är bäst alternativet om du har SIP-grupper.

• Namn (krävs): Visningsnamn för kontakten. Andra telefonanvändare kommer att kunna se denna information.

• E-post: Detta är kontaktens e-postadress. Andra användare av telefonen kommer att kunna se denna information.

• Anknytningsnummer (krävs om det inte finns något telefonnummer kopplat till kontakten): Det är anknytningsnumret i det ursprungliga telefonsystemet som tilldelades kontakten. Anknytningsnumret bör inte dupliceras med ett befintligt anknytningsnummer på kontot för att undvika onödiga dubbletter. SIP-grupper måste skapas för att telefonanvändare ska kunna kontakta den här kontakten med anknytningsnumret du angett.

• Telefonnummer (måste anges om det inte finns anknytningsnummer): Kontaktens telefonnummer i E.164-format. Flera telefonnummer ska separeras med kommatecken. Det är Viktig att notera att E.164-formatet innehåller följande information (du behöver inte använda mellanslag eller bindestreck):

  1. Landskod

  2. Riktnummer

  3. Telefonnummer

• Beskrivning: Beskriv kontakten på ett kortfattat sätt så att du enkelt kan identifiera dem. Andra användare av telefonen kan inte se beskrivningen av telefonen.

• Ruttväg: Detta anger rutten för ett utgående samtal som ska dirigeras till en kontakt i en global katalog.

  Notera: Zoom kommer att använda dina routingregler om du inte anger en routingväg under routingprocessen.

  • Det är även möjligt att välja PSTN om du inte har SIP-grupper.

  • Ange namnet på den SIP-grupp som du vill dirigera utgående samtal till med den SIP-trunk som är kopplad till den SIP-gruppen om du har någon. När du har importerat CSV-filen kommer du att kunna tilldela eller ändra varje kontakts SIP-grupp.

• Autosamtal Spelade in: Du kan enkelt identifiera dina externa kontakter som få sina samtal automatiskt inspelade utanför Zoom by gående till din kontaktsida.
  Notera:

Hur man använder den delade katalogen

Det finns ett antal funktioner som telefonanvändare och administratörer kan dra nytta av för att använda den delade katalogen med externa kontakter:

Administratörer

• Med anpassade samtalshanteringsinställningar kan du dirigera inkommande samtal till externa kontakter genom att anpassa inställningarna för varje telefonanvändare

• För att vidarekoppla inkommande samtal till externa kontakter kan du ställa in en automatisk receptionist, en samtalskö eller delade linjegrupper

Telefonanvändare

• Fliken Telefon (Zoom desktop-klient eller mobilapp) låter dig ringa externa kontakter som finns i den delade katalogen genom att söka efter kontaktens namn, anknytningsnummer eller direktnummer på fliken Delad katalog, eller genom att använda en bordstelefon som stöds

• Kontakter i den delade kontaktkatalogen kan kontaktas genom att överföra ett samtal till dem

• Inkommande samtal kan vidarekopplas till externa kontakter genom att anpassa samtalshanteringsinställningarna

Allt innehåll och alla bilder går till https://support.zoom.us